small business

Blog: Help medewerkers door onkostendeclaraties te stroomlijnen

EEN GIDS NAAT SUCCESVOLLE ONKOSTENVERGOEDINGEN. Als je werkgerelateerde onkosten maakt, hoor je die kosten vergoed te krijgen. Maar het invoeren van bonnetjes kan een tijdrovende bezigheid zijn voor zowel medewerkers als de administratieafdeling van veel bedrijven. In deze blogpost bespreken we de voordelen van soepel, digitaal onkostenbeheer. We geven tips voor het vereenvoudigen van het proces en we introduceren een gebruiksvriendelijke parkeeroplossing voor je bedrijf.

easypark business parking app

Wat bedoelen we met onkostenverwerking? En welke kosten kun je vergoed krijgen?

Onkosten zijn werkgerelateerde kosten die medewerkers maken. Daarbij kun je denken aan treinkaartjes, hotelovernachtingen en dagvergoedingen voor zakelijke lunches, de aanschaf van werkmateriaal, en parkeren niet te vergeten.

Medewerkers hebben recht op een vergoeding van werkgerelateerde kosten. De meeste medewerkers weten dat. Maar het is goed voor het management om dat nog eens onder de aandacht van hun personeel te brengen. Zo laat je zien dat je hun bijdrage waardeert. Het is geen geheim dat transparantie bijdraagt aan een positieve werksfeer. Medewerkers blijven vaker werken voor een bedrijf dat hun rechten respecteert.

Zorg dat je onkostendeclaratieproces op orde is

Middelgrote en grote bedrijven hebben over het algemeen een proces voor het verwerken van onkostendeclaraties en het vergoeden van de gemaakte kosten. Helaas zijn veel van die processen tijdrovend en ingewikkeld.

Een veelvoorkomend scenario: een medewerker maakt per week een aantal kosten. Ze moet ook de weg op voor haar werk en dus heeft ze dagelijks ook meerdere parkeerkosten. De medewerker moet alle bonnetjes bewaren en ze indienen bij de administratieafdeling. De administratiemedewerkers verwerken de ingediende onkostendeclaraties één voor één in het systeem. Het beheren van kosten is een uitdaging voor de medewerkers, omdat ze geen duidelijk overzicht van de uitgaven hebben. Veelvoorkomende uitdagingen in het onkostenvergoedingenproces zijn zoekgeraakte of ontbrekende bonnetjes, Dat leidt tot vertraging en discussie en maakt het lastig om een kloppende financiële administratie bij te houden. Er mogen alleen originele bonnetjes van de dienstenaanbieder ingediend worden. Daar moet essentiële informatie op staan, zoals de datum, omschrijving van de geleverde diensten, totaalbedrag en de btw. Dan is er ook nog de financiële uitdaging als de kosten niet in de juiste categorie zijn ingediend.

Laten we eerlijk zijn: dit scenario is een nachtmerrie. Het leidt tot frustratie en ontevredenheid.

Zoals je misschien al weet, moet het indienen van declaraties en het terugbetalen van de gemaakte kosten zo soepel mogelijk verlopen. Hoe meer je dat proces kunt digitaliseren en automatiseren, hoe beter. Een eenvoudig proces bespaart alle betrokkenen een hoop tijd waarin ze andere dingen kunnen doen. Die tijd kunnen medewerkers gebruiken voor hun kerntaken: productief bezig zijn en werk doen dat het bedrijf geld oplevert. Laten we het er eens over hebben hoe middelgrote en grote bedrijven hun onkostenbeheer eenvoudiger kunnen maken.

b2b graph

Hoe maak je het onkostenbeheerproces eenvoudiger?

Om medewerkers te stimuleren om consistent onkostendeclaraties in te dienen, heeft je bedrijf een systeem nodig dat het makkelijk maakt om het juist te doen. Gebruik onderstaande tips om onkostenbeheer in je bedrijf veel soepeler te maken.

1
icon

Uitgavenrapportagesysteem

 Schaf software voor onkostendeclaraties aan. Kies voor een intuïtief platform waarop medewerkers hun onkosten zonder veel gedoe kunnen indienen. Zorg dat het geschikt is voor mobiele apparaten, zodat medewerkers hun bonnetjes onderweg kunnen indienen.  

2
icon

Vul je nieuwe software aan

Als je nieuwe software aanschaft, zorg je voor training voor je medewerkers om het gebruik zo soepel mogelijk te laten verlopen. Je kunt het beste voor een partij kiezen die zich inzet voor een succesvolle implementatie en een digitaal trainingsplatform voor onboarding aanbiedt. Zorg ook dat de medewerkers terecht kunnen op een pagina met veelgestelde vragen of regel een contactpersoon aan wie ze vragen kunnen stellen.

3
Simple

Duidelijke richtlijnen

Stel duidelijke richtlijnen op voor onkostendeclaraties. Omschrijf duidelijk welke kosten in aanmerking komen, wat de bestedingslimieten zijn en waar ingediende documentatie aan moet voldoen. Met een duidelijk beleid voor onkostenvergoedingen voorkom je misverstanden en zorg dat je iedereen zich aan de regels houdt.

4
B2BV Personalised

Administratief werk automatiseren

Maak de administratie zo eenvoudig mogelijk door de validatie, goedkeuring en het boekhoudkundige proces te automatiseren. Vergeet ook niet om het nieuwe proces te blijven evalueren en verbeteringen te implementeren.

5
icon

Vergoedingscycli

Stel vaste termijnen vast waarin onkostenvergoedingen worden uitbetaald, zodat medewerkers niet op hun geld hoeven te wachten. Zo vergroot je het vertrouwen in het onkostenproces en het bedrijf.

De parkeeroplossing: eenvoudiger kostenbeheer en onkostenvergoedingen

Er is een verschil tussen parkeerkosten en andere kosten die medewerkers maken. Bij zakelijk reizen en officiële etentjes gaat het vaak om aanzienlijke bedragen. De kosten voor parkeren zijn lager, maar worden wel vaker gemaakt. Als je op de weg zit voor je werk, moet je misschien meerdere keren per dag ergens parkeren. Het is geen doen voor bestuurders of administratiemedewerkers om al die parkeerbonnetjes handmatig in te voeren.

Gelukkig heeft EasyPark een oplossing die het voor iedereen in je bedrijf makkelijker maakt. Laten we eens kijken hoe dat in zijn werk gaat: EasyPark Business biedt bedrijven toegang tot een selfserviceportaal waarin beheerders eenvoudig nieuwe gebruikers kunnen toevoegen. Als je eenmaal als gebruiker bent toegevoegd, kun je meteen beginnen met parkeren.

Voor bestuurders is het heel eenvoudig om parkeerlocaties in de app te vinden en sessies te beheren. Je betaalt nooit meer onnodig teveel voor een parkeeractie, omdat je per minuut betaalt. Je hoeft ook niet meer na te denken over betalen of over het bewaren en indienen van bonnetjes. Dat regelt EasyPark allemaal voor je. Gebruikers hebben met EasyPark ook de mogelijkheid om te switchen tussen hun zakelijke en privé-account. Is dat niet geweldig?

easypark app
Report

Voordelen voor beheerders

Met EasyPark Business wordt de administratie een stuk eenvoudiger. Beheerders ontvangen geen losse parkeerbonnetjes meer van al hun medewerkers, maar ze krijgen één maandelijkse factuur met daarop alle parkeerkosten van het bedrijf. Je kunt de kostenplaats selecteren en de betaling automatiseren.

Het selfserviceportaal geeft een overzicht van parkeergedrag en de kosten. Beheerders kunnen misbruik van de app voorkomen door restricties in te stellen. Denk bijvoorbeeld aan het beperken van de tijdstippen waarop medewerkers kunnen parkeren met hun zakelijke account. Ze krijgen ook een overzicht van de aftrekbare btw. Meer informatie over btw en parkeerkosten lees je hier.

Met EasyPark Business kunnen beheerders tijd en geld besparen en onkostenbeheer voor medewerkers een stuk makkelijker maken. Als het zo gebruiksvriendelijk is, is de keus snel gemaakt. Of zoals onze bestaande klanten zeggen: "Daar hoef je niet over na te denken."

Maak het jezelf vandaag nog makkelijker en creëer ruimte voor je bedrijf om te groeien

In deze blogpost hebben we het gehad over de voordelen van efficiënt onkostenbeheer. Soms verloopt het zelfs zo soepel dat medewerkers niet eerst uit eigen zak zakelijke kosten hoeven voor te schieten. Voor middelgrote en grote bedrijven is dat zeker iets om over na te denken. Je bent je concurrenten een stap voor, behoudt je talenten en je medewerkers zijn blijer en minder gestrest.

Wil je meer weten over EasyPark Business? Klik dan hier.

Ontdek meer

contact us

Blog: Makkelijker zakelijk parkeren en onkosten beheren

Het beheren van de kosten en een goed begrip van de btw-regels kan soms best lastig zijn, vooral op het gebied van zakelijk parkeren. Het bijhouden van het parkeergedrag van je medewerkers en de gemaakte kosten kan ingewikkeld zijn en vraagt om een efficiënt proces.

article card

Casestudy: Een budgetbesparing van 22% met digitaal parkeerkostenbeheer

Bij EasyPark begrijpen we heel goed tegen welke problemen bedrijven aanlopen bij het beheren van parkeerkosten. Het beheren van parkeerkosten van medewerkers en het verwerken van bonnetjes kan bijzonder lastig zijn voor de boekhouding. Er gaat veel tijd in zitten en het bemoeilijkt het kostenoverzicht. Daarom biedt EasyPark Business een complete digitale oplossing met een gebruiksvriendelijke mobiele app en soepele digitale facturering. Dat zorgt niet alleen voor eenvoudiger kostenbeheer, maar het vergemakkelijkt ook alle taken met betrekking tot parkeren en leidt tot hogere efficiëntie en meer tevredenheid onder medewerkers.

Customer value

Casestudy: Het stroomlijnen van het wagenparkbeheer met een digitale parkeeroplossing

Bij EasyPark begrijpen we met welke uitdagingen bedrijven te maken hebben bij het beheer van hun wagenpark. Parkeren, en dan vooral voor monteurs die elke dag op meerdere locaties moeten parkeren, is een van die uitdagingen. En dus waren we erg enthousiast om een toonaangevend Duits telecombedrijf te helpen met onze veelzijdige digitale betaaloplossing voor parkeren. Zo kon het bedrijf niet alleen de parkeerkosten en de administratiekosten van hun wagenpark stroomlijnen, maar ook de medewerkers in staat stellen om zelf eenvoudig te betalen voor parkeeracties via een gebruiksvriendelijke mobiele app.