Blog: Maak het medewerkers gemakkelijk met gestroomlijnde onkostendeclaraties

Zorg dat je onkostenafhandelingsproces goed is

Middelgrote en grote bedrijven hebben meestal een proces voor het beheren van kostenbeheer en onkostenvergoeding. Helaas zijn veel van deze processen tijdrovend en omslachtig.

Een typisch scenario: een werknemer maakt meerdere uitgaven per week. Ze rijdt ook voor het werk, wat alleen al meerdere parkeerkosten per dag met zich meebrengt. De medewerker moet al haar bonnetjes bijhouden en deze indienen bij de administratie. Het administratief personeel verwerkt op zijn beurt de onkostenclaims van de medewerkers één voor één zodra ze binnenkomen. Het beheersen van kosten is een uitdaging voor het administratief personeel, dat geen volledig overzicht heeft van de uitgaven. Veelvoorkomende uitdagingen in het terugbetalingsproces zijn verloren of ontbrekende bonnetjes, wat leidt tot vertragingen, geschillen en moeilijkheden bij het bijhouden van nauwkeurige financiële administratie. Bonnetjes moeten authentiek zijn, afkomstig van de dienstverlener, en essentiële details bevatten zoals datum, beschrijving van de diensten, totale kosten en belastingen. Er is ook de financiële uitdaging wanneer de kosten niet in de juiste categorie worden gerapporteerd.

Laten we eerlijk zijn: dit is een nachtmerriescenario dat leidt tot frustratie en onvrede.

Zoals je misschien al hebt ontdekt, moet het onkostenrapportage- en vergoedingsproces zo soepel mogelijk verlopen. Hoe meer je het kunt digitaliseren en automatiseren, hoe beter. Een eenvoudig proces bespaart ook tijd voor iedereen die erbij betrokken is. Dat wil zeggen, tijd die de medewerkers kunnen besteden aan hun primaire taken: productief en winstgevend werk. Laten we dus bespreken hoe middelgrote en grote bedrijven hun uitgavenbeheer kunnen vereenvoudigen.

De parkeeroplossing: vereenvoudigd onkostenbeheer en vergoeding

Parkeerkosten verschillen iets van andere kosten voor werknemers. Hoewel zakenreizen en officiële diners vaak aanzienlijke bedragen met zich meebrengen, zijn parkeerkosten kleiner maar vaker. Als je voor werk rijdt, moet je mogelijk meerdere keren per dag parkeren. Voor een bestuurder of administratief personeel is het ondoenlijk om al deze parkeerbiljetten handmatig te verwerken.

Gelukkig heeft EasyPark een oplossing die het voor iedereen in je bedrijf gemakkelijker maakt. Laten we eens kijken hoe het werkt: Met EasyPark Business heeft het bedrijf toegang tot een selfserviceportaal waar beheerders eenvoudig nieuwe gebruikers kunnen toevoegen. Zodra je bent toegevoegd, hoef je alleen maar te beginnen met parkeren.

Bestuurders kunnen parkeren direct in de app gemakkelijk vinden en beheren. Er zijn geen onnodige parkeerkosten, omdat parkeren per minuut wordt beheerd. Je hoeft niet eens na te denken over geld uitgeven of sparen en het rapporteren van bonnetjes – EasyPark Business doet het allemaal voor je. Bovendien kunnen gebruikers bij privégebruik van EasyPark eenvoudig wisselen tussen de betaalbron van hun werk en hun eigen betaalbron. Is dat niet geweldig?

Voordelen voor beheerders

EasyPark Business Solution stroomlijnt het werk van administratief personeel. In plaats van de parkeerbonnen van je medewerkers individueel te ontvangen, krijgen beheerders één geconsolideerde factuur per maand met alle parkeerkosten van het bedrijf. Je kunt de kostenplaats vooraf selecteren en de betaling automatiseren.

Het selfserviceportaal geeft een overzicht van het parkeergedrag en de kosten. Beheerders kunnen misbruik van de app voorkomen door beperkingen in te stellen, zoals het bepalen wanneer werknemers met het bedrijfsaccount mogen parkeren. Ze krijgen ook een overzicht van hoeveel BTW kan worden afgetrokken. Lees hier meer over parkeergerelateerde BTW.

Met EasyPark Business besparen beheerders tijd en geld, waardoor het beheer van uitgaven voor medewerkers eenvoudig wordt. Als het zo handig is, is de keuze eenvoudig. Of, zoals onze bestaande klanten zeggen: "Dat is een no-brainer."